Forhåndskonferanse

Møtet skal sikre at utbygger får den informasjon som trengs tidlig i den videre planleggingen av byggeprosjektet.

Forhåndskonferanse kan kreves av søker selv eller av kommunen. På forhåndskonferansen vil det ikke bli tatt beslutninger som er rettslig bindende, og møtet må ikke forveksles med den ordinære saksbehandlingen som finner sted for en innsendt søknad.

Formålet

Formålet med en forhåndskonferanse er å avklare og diskutere forutsetningene for en eiendom i forhold til et ønsket tiltak. Forutsetningene styres av lovgivningen og kommunens reguleringsplaner og arealplaner. Forhåndskonferansen skal sikre at du som søker/tiltakshaver/utbygger får den informasjonen som trengs tidlig i planleggingen av byggeprosjektet.

En gjensidig orientering om et tiltak vil også kunne gi søker et godt utgangspunkt for hva slags søknadsdokumentasjon som må sendes inn.

Når bør man søke

En forhåndskonferanse kan i utgangspunktet avholdes for alle typer tiltak, men vil være mest hensiktsmessig når det er behov for planavklaringer eller der det planlegges større byggeprosjekter. Det kan også være spørsmål som må avklares nærmere og hvor eiendommens plangrunnlag må utdypes eller hvor et tiltak også kan berøre annen lovgivning.

Behovet for en forhåndskonferanse bør vurderes opp mot en uformell orientering via kommunens servicesenter og den informasjonen man for øvrig finner på kommunens nettsider med tilhørende veiledning og kart.

Aktuelle spørsmål i en forhåndskonferanse kan bl.a. være:

• Uklare reguleringsbestemmelser
• Eventuelle dispensasjoner
• Krav om uavhengig kontroll
• Uttalelse fra andre myndigheter

Målgruppe

For tiltak hvor du kan søke om byggetillatelse på egenhånd (søknad uten ansvarsrett), kan du møte kommunen alene.

For søknadspliktige tiltak som er underlagt regler om ansvar og kontroll, bør du som tiltakshaver og firmaet du har engasjert til å ta seg av søknadsprosessen (ansvarlig søker) delta i møtet.

Slik søker du om forhåndskonferanse

Det er viktig at det innsendes nødvendig informasjon i forkant av forhåndskonferansen, slik at kommunen kan få tilstrekkelig kunnskap om tiltaket som ønskes gjennomført slik at det kan gis en best mulig orientering.

For at du skal få størst mulig utbytte av forhåndskonferansen ber vi om at skjema sendes inn sammen med følgende informasjon:

• Adresse og kart med tiltaket inntegnet på eiendommen
• Tegninger/ tydelige skisser av tiltaket, dets størrelse og plassering på eiendommen.
• Kort beskrivelse og bruk av tiltaket og spørsmål man ønsker videre avklart, f.eks. sakstype, videre planlegging og råd om utforming, saksbehandlingstid, m.v.

Skjema for søknad om forhåndskonferanse finner du her:

https://www.grenlandssamarbeidet.no/grenlandsstandarden/

En arbeidsmodell kan også tas med på møtet (ikke et krav).

Etter mottak av søknad om forhåndskonferanse

Kommunen gir tilbakemelding om tidspunkt for forhåndskonferanse. Forhåndskonferansen skal avholdes senest to uker etter at tiltakshaver har fremmet krav om det.

Kommunen vil enkelte ganger vurdere at behovet for en forhåndskonferanse ikke er tilstede. I slike tilfeller ønsker kommunen, i samråd med søker, å kunne gi veiledning og anbefaling over telefon eller e-post uten å måtte avholde møte.

Etter forhåndskonferanse

Det føres referat fra forhåndskonferansen. Dette er byggesak sitt ansvar. Referatet skal godkjennes ved at det signeres av begge parter (tiltakshaver/søker, saksbehandler) ved møtets slutt. Tiltakshaver/ søker får kopi av referatet. Referatet vil være basert på den dokumentasjonen som ble fremlagt i forbindelse med forhåndskonferansen.

Dersom materialet endres i ettertid, f. eks. ved at tiltakets utforming endres, er det ikke sikkert at de avklaringer som ble gjort under konferansen lenger vil være gjeldende. Protester fra naboer, gjenboere andre som har partsinteresse i saken, eller uttalelser fra andre myndigheter, kan medføre endringer i framdriftsplanen for behandlingen av en søknad. Det kan også underveis i saksbehandlingen bli påpekt forhold som gjør at kommunen kan kreve endringer av det tiltaket som det er sendt inn en søknad om.

Betaling

Pris for tjenesten er i henhold til kommunens gebyrregulativ.